Die drei wichtigsten Gründe, warum Anwaltskanzleien keine digitale Diktiertechnologie verwenden

In meinem Beruf ist es üblich, viele Fragen zu stellen. Wirklich, es ist notwendig. Ein virtueller Assistent ist jemand, der so viel wie möglich über die Systeme oder Vorgehensweisen eines bestimmten Kunden wissen muss, um die verfügbare Technologie optimal konfigurieren und nutzen zu können, damit er es besser, schneller und kostengünstiger machen kann – was auch immer Kunde sucht zu gewinnen.

Ich habe meine VA-Karriere vor fast acht Jahren begonnen und beschränke meine Praxis auf virtuelle Assistenz in der Rechtsbranche. Im Laufe der Jahre habe ich viele Anwälte, Kanzleiadministratoren, Rechtsanwaltsfachangestellte, Personalverantwortliche, Privatdetektive, IT-Administratoren, geschäftsführende Gesellschafter, Büroleiter, Sekretärinnen und andere zu den Abläufen in ihren Kanzleien befragt. Einige verwenden eine Dokumentenverwaltungssoftware, andere nicht. Manche haben Websites, manche nicht. Fast ausnahmslos die häufigste Antwort auf die Frage, was die Anwälte zum Diktieren verwenden: ein Tonbandgerät.

Das ist gut so, denn Diktieren ist ein sehr effizienter Prozess, auch mit Tonband. Laut Dictaphone wurde 1952 das aufgezeichnete Diktat als „Zeitersparnis gegenüber Handschrift und Stenografie bei Anwälten, Ärzten und anderen Fachleuten“ eingeführt. Der erste Mini-Kassettenrecorder wurde 1973 auf den Markt gebracht. Glauben Sie das? Derselbe kleine Recorder, der heute noch in den meisten Firmen in den USA verwendet wird, ist das technologische Äquivalent zum Hören von Musik auf einer 8-Spur!

In jedem Fall, wenn Ihr Unternehmen auf Band basierendes Diktieren verwendet, ist bereits bekannt, dass das Aufzeichnen des tatsächlichen Arbeitsergebnisses des Unternehmens eine gute Möglichkeit ist, Dinge zu erledigen, und wenn Ihr Unternehmen kein Diktat verwendet, sollten Sie vielleicht mit digitalem beginnen, also lesen Sie weiter .

Warum auf digitales Diktieren umsteigen?

Obwohl nicht so alt wie das Diktieren selbst, gibt es das digitale Diktieren schon seit geraumer Zeit. Die Mediziner setzen seit über einem Jahrzehnt digitale Diktiertechnik (Einwahl- und tragbare Rekorder) ein. Wieso den? Die Umstellung auf ein digitales Diktierverfahren bot Krankenhäusern, Kliniken, Arztpraxen und Versicherungen:

o die Möglichkeit für Ärzte, mit nur einem Telefon oder tragbaren Rekorder und einer Internetverbindung aus der Ferne zu arbeiten

o Zentralisierung des Dokumenten-Workflows für mehrere Benutzer, mehrere Site-Operationen

o die Fähigkeit, die laufenden Arbeiten und die Gesamtproduktivität zu überwachen

o die Möglichkeit, verschiedene Metriken und Kriterien zu verfolgen und zu melden

o die Möglichkeit, Remote-Transkriptionisten einzusetzen und Personalkosten einzusparen

Aus meiner Sicht hat jedes Unternehmen so viel zu gewinnen wie eine Arztpraxis vergleichbarer Größe, wenn es auf ein digitales Diktierverfahren umsteigt – also bleibt die Frage, mit so viel zu gewinnen: Warum nicht!? (Lesen Sie diese Liste oben noch einmal – mit Blick auf Ihre Firma.)

Warum verwenden Unternehmen kein digitales Diktat?

Der Hauptgrund, glaube ich, ist, dass noch niemand 2%2B2 zusammengestellt hat. Da die digitale Diktiertechnik nicht „neu“ ist, wird ihr außerhalb der Medizinbranche kaum Beachtung geschenkt. Erst kürzlich haben britische und andere europäische Anwaltskanzleien jedoch in den Nachrichten diskutiert, wie die Umstellung auf digitales Diktieren einfacher und besser als erwartet war.

Was ist hier in den USA?

Im Folgenden (in umgekehrter Reihenfolge) sind die drei wichtigsten Antworten aufgeführt, die ich im Laufe der Jahre auf die Frage erhalten habe: „Warum hat Ihre Firma nicht auf digitales Diktieren umgestellt?“

Nummer 3: „Digitales Diktieren, ist das nicht Spracherkennung?“

Nein, Spracherkennung ist kein digitales Diktieren. Spracherkennung ist Software. Es nimmt die menschliche Stimme und wandelt sie in Text um. Spracherkennungssoftware erfordert eine Schulung für jeden einzelnen Benutzer – Stunden Schulung für die meisten Anwendungen, wodurch die Implementierung dieser Technologie in den meisten Firmenumgebungen nicht praktikabel ist.

Digitales Diktieren ist die Aufnahme Ihrer Stimme mit einer Software oder einem Gerät, das Diktierfunktionen bietet – Stoppen, Zurückspulen, Einfügen usw. Beim Digitalen geht die Aufnahme jedoch nicht auf ein Band, sondern wird als Audiodatei (zB .wav, .dss) gespeichert. Im Gegensatz zur Spracherkennung erfordert das digitale Diktieren einen Transkriptionisten und eine Software, um die aufgezeichneten Gedanken einzugeben.

Übrigens ein Grund, warum ich fest davon überzeugt bin, dass Spracherkennungssoftware niemals eine gute Anwaltssekretärin/Transkriptionistin ersetzen kann – egal wie sehr Sie sie trainieren, sie kann nie fangen, wenn Sie „Angeklagter“ sagen und Sie „Kläger“ sagen sollten! 😉

Während Sie also vielleicht schon von den Fallstricken der Spracherkennungstechnologie gehört oder gelesen haben, ist das digitale Diktieren ein ganz anderes Tier.

Nummer 2: „Wenn es nicht kaputt ist…“

Ja, es ist wahr, dass Tonbanddiktat funktioniert und seit Jahrzehnten funktioniert, aber auch eine Schreibmaschine, ein Abakus, sogar ein Kompass. Das Upgrade auf digitales Diktieren ist keine Lösung, sondern eine Verbesserung eines bekannten Prozesses. Es ist die natürliche Evolution des Diktats – vom Menschen (Secy), über die Aufnahme (Band) bis hin zum Digitalen (Tondatei).

Bei der Umrüstung auf Digital ist hervorzuheben, dass die, die die Aufnahmen machen, nicht mehr am selben physischen Ort sein müssen wie die Person, die die Transkription durchführt – oder in der heutigen Sprache: Remote arbeiten kann! Je nachdem, wie der Erfassungsprozess eingerichtet ist, können die Diktatoren der Firma, solange sie Zugang zu einem Telefon oder dem Internet haben, abrechenbare Zeit produzieren.

Da die digital erstellte Diktatdatei elektronischer Natur ist, kann sie ähnlich wie jede andere Computerdatei manipuliert werden – gespeichert, über Netzwerke geleitet und so weiter. Dies macht die Diktatdatei selbst in der heutigen elektronischen Umgebung (Netzwerke, mehrere Büros, Dokumentenverwaltungssoftware, Aufbewahrungspflichten) viel bequemer und benutzerfreundlicher.

Neben Remote-Arbeitsmöglichkeiten für feste Diktatoren bietet das Upgrade auf digitales Diktieren Berichte und Nachverfolgung jeder Datei während des Prozesses oder aller Metriken, die ein bandbasiertes Diktiersystem einfach nicht bereitstellen kann. Halten Sie ein Band hoch und fragen Sie einen Anwalt, was darauf steht und sehen Sie, was er sagt! Wenn es sich jedoch um eine digitale Datei handelt, wissen Sie immer, wann eine Datei erstellt wurde, von wem, wie lange sie ist, für welchen Kunden sie bestimmt ist, was sie betrifft und vieles mehr.

Sowohl aus Sicht des Administrators als auch des Diktators bietet die Umstellung auf digitales Diktieren also eine deutliche Verbesserung der Arbeitsabläufe.

und… meine allerliebste Antwort auf…

„Warum hat Ihre Firma nicht auf digitales Diktieren umgestellt?“

Nummer 1: „Wir mögen keine Veränderungen.“

Ich mache keinen Spaß! Ich habe genau diesen Satz öfter gehört, als ich zugeben möchte!

Abgesehen davon, dass mir diese Antwort natürlich hilft, zu erkennen, dass Unternehmen ewig brauchen können, um eine Entscheidung zu treffen, stellt sie ein ziemliches Rätsel dar. Wieso den? Beim Umstieg auf Digital ändert sich für den Diktator eigentlich nicht viel. Tatsächlich haben Olympus und andere große Hersteller sogar tragbare Digitalrekorder in ihrem professionellen Sortiment, die über einen Schiebeschalter verfügen. Wirklich ein digitaler Recorder, der die Funktionen eines analogen Recorders nachahmt.

Bei richtiger Konfiguration „tun“ Diktatoren daher bei einer ordnungsgemäßen Konfiguration, abgesehen von der Tatsache, dass ein Anwalt nicht von seinem Stuhl aufstehen muss, um seiner Sekretärin ein Band zu geben (oder auf ihrem Stuhl liegen zu lassen), nichts anderes, wenn er auf digital umsteigt .

Alles zusammenpacken

Irgendwann muss jedes Unternehmen die Vor- und Nachteile eines Technologie-Upgrades abwägen. Da immer mehr Geräte und Software erforderlich sind, um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es kein Wunder, dass niemand nach einem weiteren „Upgrade“ sucht. Im Gegensatz zu so vielen heute verfügbaren Technologien ist die digitale Diktiertechnik jedoch nicht „neu“. Es ist sehr stabil und wird seit über einem Jahrzehnt in Umgebungen unterschiedlicher Größe robust getestet, erfolgreich implementiert und eingesetzt.

Dies sollte IMHO ein Upgrade auf digitales Diktieren zu einem Muss für das Technologiebudget jedes Unternehmens 2009 machen.


Source by Andrea Cannavina

About admin

Check Also

Warum Elektronik und Technologie wichtig sind

Die Menschen leben heute in einer Welt, die stark auf Elektronik und Gadgets angewiesen ist, …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.